Reportaje El Mercurio

Solución integral:

Archivos Digitales es una empresa especializada en gestión documental

Entre los servicios que posee la compañía destacan digitalización/ocr/metadata/indexación documental, Clouding, Contact Center, Workflow, custodia & logística documental física.

Una solución integral en materia de contratos y documentos electrónicos ofrece Archivos Digitales, empresa de Ancora Group, ya que posee software y tecnologías de última generación, es proveedor del Estado y cuenta con un equipo de profesionales con más de 10 años de experiencia en el mercado.
Actualmente, la compañía asesora y crea carpetas digitales de empleados, contratos de arriendo, fichas médicas y legales por ejemplo. “Nuestro objetivo es mejorar el acceso a la información de las organizaciones y empresas”, sostiene Alfredo Lea-Plaza Illanes, socio y director ejecutivo de Archivos Digitales.
Y agrega: “Como estamos en proceso de certificación para ser proveedores de firma digital avanzada, contamos con un partner para entregar validez legal a los documentos creados digitalmente. Cabe destacar que para los documentos en formato físico se puede aplicar la Ley 18.845, traspasando el documento a microfilms, cuyo formato tiene validez legal antes las normativas actuales”.
A su juicio, para impulsar el valor legal de los documentos digitalizados en Chile se requiere modernizar las leyes actuales, por ejemplo, ley 18.845, Sistemas de Microcopia o Micrograbación de Documentos; 19.799, Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma, o 20217, que modifica el código de procedimiento civil y la ley nº 19.799.

Estándares de seguridad

Andrés Poniachik Pollak, socio y gerente general de Archivos Digitales, destaca que la compañía cuenta con un software de gestión documental propio. “Esto nos permite acondicionar para cada tipo de clientes, pudiendo crear perfiles, workflow, segmentar de acuerdo al modelo de administración de su negocio, por ejemplo: por centro de costos, por departamentos tales como de recursos humanos, finanzas, operaciones & logística, etc.
En materia de custodia y logística documental, la compañía ofrece custodia digital (Clouding), en un Data Center Woldclass TIER III, servidores de última generación con un uptime 99,9%, y custodia física, con más de 20 mil m2 de bodegas con personal altamente calificado y gestionado a través del software mundialmente reconocido DHS.
“Nuestra misión es entregar soluciones integrales de vanguardia en la gestión y administración documental; desempeñándonos en forma oportuna, confiable, eficiente y con altos estándares de seguridad de la información, con software & tecnologías world class”.
Entre los servicios modulares de Archivos Digitales figuran digitalización documental/ocr/metadata/indexación, contact center, diseño de flujos de trabajos, custodia y logística documental. Tiene numerosos clientes en el rubro Gobierno y Administración Pública, Universidades, Clínicas, estudios jurídicos, banca, caja de compensación, Servicios y Telecomunicaciones.

Ventajas competitivas

Los ejecutivos indican que Archivos Digitales posee cuatro ventajas frente a la competencia. Primero, es proveedor del Estado y, único con convenio marco; segundo, cuenta con un software propio de gestión documental, lo cual, le permite customizarlo a las necesidades de cada cliente (pequeño, mediano o grande), creando, por ejemplo, reglas de negocios (Alertas o Warning); motores de búsqueda de documentación estructurada y no estructurada.
Tercero, la compañía se integra a cualquier plataforma de CRM o ERP (SAP, Manager, Payroll, Banner u otros) a través de Web Service u otros, y cuarto, cuenta con una plataforma de contact center, lo cual, agrega valor realizando validaciones demográficas en documentos comerciales que a posterior, puede realizar cobranza preventiva y de mora temprana y tardía o, encuesta de satisfacción entre otros.
“Nos hemos caracterizado por llevar adelante políticas de mejora continua e inversión en nuevas tecnologías, para poder entregar el mejor servicio a nuestros clientes. Además, nuestro equipo de trabajo está integrado por profesionales especializados con más de 10 años de experiencia en el mercado”.

Propuesta de valor

Además de ser los únicos proveedores en digitalización documental con Convenio Marco, Archivos Digitales garantiza el logro de una reducción en costos rápida y agilidad extraordinaria en el manejo de la información a través de su software propio llamado Documanager.
“Además, integralidad de servicios (Contact Center), mejora la seguridad de la información, agiliza el acceso a los documentos digitales, facilita la gestión de documentación, optimiza el trabajo de los colaboradores, además integración de información no estructurada tales como documentos, microfichas, planos, radiografías, audio y video, a cualquier sistema de negocio del cliente”, destacan los ejecutivos.